在一些公司，经常有员工开着私家车，替公司办事，比如跑客户、跑银行、跑税务局……这给企业用车带来公私不分、半公半私的复杂情况。那么，在这种情况下，油费该如何报销？公司和员工如何才能都满意？
私车公用界限难界定 让管理效率大打折扣
由于公车养护成本高，很多企业并没有额外配备公车。员工需要用车时，便驾驶私家车去办公事。私车公用弥补了公务用车的不足，也方便了员工出行。对于“私车”，这是财产权的范畴，很容易界定。但如何定义车辆的“公用”并界定“公用”的程度和深度，却很成问题。私车公用的管理方面， 长期以来存在透明度低、管控难度大的痛点。
比如在油费核算与报销上，企业通常使用两种方法：第一，出发前把公里数手动拍照记录，行程结束后，再拍照为证；第二，按照出发地及目的地的实际距离为标准。按照第一种方式，每月的油费可能居高不下，企业管理者感觉钱花的不明不白，但又不知道问题出在何处。按照第二种方式，容易造成少报、漏报。毕竟路况不一样，因堵车而绕路出行，员工会感觉自己亏了一笔。以上两种报销方式，里程数据都无法做到真实准确。
另外，繁琐的报销流程也造成了员工体验不好。在过去，企业车辆加油需要经历“员工申请→领导审批→加油→垫付→开发票→保存票据→提交报销流程→财务审核→出纳打款”的繁琐过程。员工需要填写用车时间、前往地点、用车事由等信息，以及实际里程数、油费等报销明细表，以体现费用发生的合理性。而且，财务人员也会陷入核票、审单、打款等重复的机械工作中，影响工作积极性。
资源共享物尽其用 搭建企业和员工互信的桥梁
要合理解决私车公用产生的上述问题，就需引入先进的数字化管理方式，在企业和员工之间搭建起互信的桥梁，确保信息的可信透明，从而实现企业用车管理和员工体验的双重提升。
作为满足企业能源数字化管理需求的服务商，能链企服将能链遍布全国的能源补给网络和在油站端的议价能力输出给企业，让企业不仅可以用优惠价格采购公车用油，还能由总部对用车加油进行统一管理。通过数字化能源管理解决方案，企业公车加油管理的效能得到大幅提升，一人即可完成增减司机与车辆、额度分配、开发票等业务操作。
基于车端AIoT智能车网联、大数据、SaaS云管理平台等技术手段，能链企服还可帮助企业“管人、管车、管钱”，并将事后报销变成事前管控，让私车公用的加油情况可视、可查、可追溯，有效规避不合规的加油情况。
员工在加油时，通过“一键加油”就可随用随加，企业无需在加油卡中圈存大量资金，提高资金的利用效率。同时，管理人员可随时通过App和SaaS后台，为司机实时分配额度、了解油费消耗趋势、查看加油详细数据等，大大降低车辆加油的管理难度。“一键导入”和“一键导出”功能还让管理员对人员和数据的导入导出进行管理，方便分析汇总整体情况。
在支付时，企业可通过“一键开票”，实现统一对公支付和开票结算，有效减少财务审核发票工作，管理人员可通过后台对账系统对用车加油期间发生的每一笔钱进行核实，全面提高财务对账效率。
通过能链企服的能源数字化管理解决方案，不仅为该企业成功找到一条提升能源管理效率的新途径，也增强了员工对私车公用的满意度。
目前，能链企服已与国家电网、小米集团、用友集团、中通快运、招商银行、龙湖地产等上千家企业达成合作，并作为企业级能源数字化管理服务的入口，成功帮助企业提升能源数字化管理和费用管控水平。